Для бизнеса, как впрочем и не для бизнеса, нужно быть аккуратным со своим временем. Думаю, вы не раз замечали, как вы себе говорили – вот я сейчас буквально 5 минут (поиграю, почитаю блог, поброжу по интернету) и через 3 часа обнаруживали себя все еще продолжающими эти самые 5 минут. Или, например, вы весь день вроде пахали как ненормальный, а вечером оказывается, что вы сделали кучу неважных вещей, а вот самую важную забыли.
В общем, я бы сказал, есть три правила, которые не просто обязательные, а то, без чего просто нельзя жить в бизнесе.
а) Ежедневник
У вас должен быть ежедневник. Причем, идеально, чтобы это был не Outlook ежедневник, которые вы можете забывать поглядеть или вам нужно каждый раз бегать к notebook’у. Вам нужен старый добрый бумажный ежедневник (тот который без времени, а просто с разбиением по дням). И что нужно себя приучить, это записывать ВСЕ дела в него. Это вам только кажется – это дело я не забуду никогда, или эта мелочь не столь важная. Когда у вас накапливаются пятьдесят дел, а они обязательно накопятся – ваш мозг начнет вскипать и терять мелочи и забывать дела, которые нельзя забывать. Согласитесь, ведь гораздо лучше просто записать, и спокойно занимать свой мозг лучшими вещами, чем пересчитываем дел, которые нельзя забыть. Если вы не можете мгновенно записать дело в ежедневник, то черкните его на клочке бумаги, а потом перенесите в ежедневник. И соответственно много раз в день можно и нужно заглядывать в ежедневник пробегаясь глазами по делам.
Б) Приоритезация дел
В начале каждого дня вы должны открыть свой ежедневник и посмотреть сколько у вас дел. Дальше нужно выделить важные дела и прикинуть, сколько обычно дел в день вы можете сделать. Сразу перенесите дела, которые не важны и не вместятся в ваш день на другие дни. Ну, а после этого все просто – начинайте делать с самых важных и двигаться к менее важным. И не в коем случае нельзя себя позволять делать дело, которое поинтереснее, но не такое важное. Делание интересных дел вместо важных – хороший метод отдохнуть, и отвратительный метод вести бизнес.
В) Как только дело сделано или отложено – помечайте его, чтобы больше не отвлекаться на его просмотр.
И если вы будете аккуратно выполнять эти три пункта, вы уже вероятнее всего будет на голову выше большинства из ваших конкурентов.
Владельцам КПК в плане ежедневника несколько удобнее, как мне кажется. Что под вопросом — так это надёжность. А в целом полностью согласен с вышенаписаным и беру на заметку.
2Алекс: Я долгое время раздумывал над КПК, Tablet, eReader’ами и в конце концов оказалось, что бумага — лучший носитель именно в виде ежедневника
а) Надежность (ну кроме случай пожара и потопа)
б) Скорость работы
в) Удобный крупный размер для чтения и записи дел
Я надеюсь, что в будущем появиться сплав eReader + Tablet с touch screen, большим размером экрана и хорошей батареей. Пожалуй в этом случае я буду готов перейти на электронную версию ежедневника.
Уже довольно давно как бесповоротно перешёл на Outlook по многим причинам:
1) Скорость. Создать таск или встречу в аутлуке занимает секунд 5, а если мне прислали приглашение — так и вовсе один клик. Писать я давно разучился, так что это занимает больше времени и напрягает.
2) Напоминалки. И лаптоп, телефон (через синхронизацию) напомнят мне о том, что я занёс в аутлук. В ежедневник, увлёкшись чем-то, можно элементарно забыть посмотреть. Да и не всегда он с собой, а телефон — даже в спортзале.
3) Коллективная работа. Когда аутлук привязан к Exchange, как положено, все сотрудники могу видеть мою availability, назначая встречи. Это позволяет не тратить время на пересогласования.
4) Повторяющиеся задачи. Сколько времени нужно на то, чтобы внести в ежедневник событие, повторяющееся дважды в неделю? Уйма. А если не внести — можно по ошибке назначить что-то на это время.
Список, наверное, можно продолжать — это то, что пришло в голову навскидку.
2 braindancer
Еще бы добавил в пользу Outlook и синхронизации с телефоном
5) Приоритезация дел в Outlook-е нативна — не надо ничего изобретать — подправить под себя и все.
6) Если переносятся встречи — в том же смартфоне это делается в 2-3 движения стилусом, а потом синхронизируется с Outllok-ом
Да, и плюс блокнтоик c ручкой для умных мыслей и задач которые сложно набить на смартфоне стилусом — при первой возможности открыть ноутбук переносится в Outllok
IMHO:
Пока дел немного и они относительно независимы, не структурированы на проектном уровне, дневники удобны. Вел их ряд лет.
А вообще пост напомнил восторг г-на Журдена, познавшего, что он говорит прозой.
Это азы Time Management. Всё верно. При ежедневной загрузке по 50-60 дел спасает только бумажная форма, у меня был даже не ежедневник, а лист бумаги А4. В Outlook записываешь временные планируемые события — для напоминания. Это при серьезной загрузке, когда тебя постоянно долбят 🙂
Сейчас работаю более спокойоно, удается использоваться ежедневник + Outlook. Причем вначале записываю в ежедневник (помогает на встречах или быстром приеме новой информации), а потом нужное переношу в Outlook.
2braindancer & Michael Orechin: Я тоже пользуюсь Outlook, но только для дел жестко привязанных к времени. Их у меня обычно гораздо меньше, чем не привязанных дел.
Как я писал в ответ Алексу. Современные методы ведения дел меня не устраивают тем, что в лучшем случае мне нужно с собой таскать везде notebook и для того, чтобы поглядеть дело — включать его каждый раз. Это может быть удобно при том, что дела в основном ведутся только в офисе, однако как только появляется микс из разнообразных дел и встреч, то это становится не так удобно.
qualexander: «Журден: Я потрясен. Спасибо вам за это открытие. Но позвольте, а в театре? Я
бы хотел, чтобы было как в театре, так же красиво.» 😉
2Damir Shakirov: Через лист бумаги A4 тоже проходил. Обычно проблемы возникают, когда дело хочется закинуть на недельки две вперед.
Прапорщик солдату: «Если вы такой тупой что не можете ничего запомнить, то пользуйтесь блокнотиком, как я это делаю уже много лет!» (Армейский юмор)
а GTD кто-то пробовал глянуть применить?
2Gef: Мне кажется, оно звучало даже так — «Если у вас голова как унитаз, заведите себе записную книжку, а лучше две как у меня». 🙂
2A.Stelmakh: Честно говоря впервые только что услышал о GTD, прочел в Wikipedia. По большем счету — это то о чем я и говорил
— выгрузить из памяти все на бумагу
— организовать задачи
— выполнять задачи
— пересматривать задачи
Чего нету — это «level of focus», так как это скорее относится к стратегии, а не к тактике.
Victor Ronin Says:
Все равно не понял 🙂 Согласен, что за кайросом следить сложнее чем за хроносом. Но, на смартфоне это просматривается одинаково удобно/не удобно.. Ну наверно это фопрос привычки.
2Michael Oreshin: Э… а что такое «кайрос»?
Если это был вопрос, почему бумажный, а не электронный ежедневник. То пожалуй, это действительно вопрос привычки.
Основное, что мне нравиться, что у меня он всегда лежит раскрытый под рукой поэтому у меня занимает буквально секунду пробежаться глазами по нему. Плюс, я его чаще всего нашу с собой, и опять же на какой-то встрече, мне гораздо удобнее открыть его и черкнуть одну строку, чем открыть notebook, подождать пока он проснется, ввести пароль, перейти на outlook, выбрать закладку задач, ввести новую задачу.
2 Victor Ronin — Прошу прощения, это от Архангельского сленг.
«У древних греков для обозначения времени было два разных слова: «хронос» и «кайрос», — рассказывает Глеб Архангельский. – «Хронос» — это жесткое, линейное, привычное нам время. Это то время, которое находится в графах ежедневников и органайзеров. А «кайрос» — это некий удобный момент, благоприятные обстоятельства для решения задачи.» (с) Тайм-Драйв Глеб Архангельский
Витя, а что стоит «над» ежедневником?
То есть возможно задачи разбитые по направлениям жизни?
Может что-то из матрицы срочность-важность?
может есть что-то типа компаса?
сорри, если забежал не туда, просто интересно .. 🙂
2A.Stelmakh: Естественно над ежедневником стоят направления развития и интересов — семья, родственники, бизнес, развитие себя. Ну и пожалуй, каждое направление имеет какой-то план, иногда более детализованный, иногда просто общий.
Хотя пожалуй, я только в бизнесе и развитии себя пытаюсь составлять/выписывать какой-то план, так как это то, что требует контроля и учета. В других направлениях зачастую жесткий план скорее может быть помехой.
Если взять например отдых. Хорошо купить билеты заранее и набросать основные вещи, которые хочется поглядеть, но не дай бог превращать отдых в четко описанный план, с разбиение по пунктам и подпунктам. Вероятнее всего — это окажется лучший метод его испортить.
В общем, основная масса аргументов сводится к тому, что чаще перед глазами 🙂 У меня это безусловно лаптоп/телефон.
2braindancer: Да, по большему счету все сводиться к тому, что чаще перед глазами и что удобнее использовать в большинстве ситуаций. У меня так сложилось, что достаточно часто notebook — неудобен или не под рукой, а сотовый слишком мал.
2Michael Oreshin: Спасибо за разъяснение. Хотя понятие «кайроса» достаточно странное :))